Meningkatkan Kualitas Perusahaan dengan manajemen Layanan TI

Perubahan lanskap bisnis dalam beberapa tahun terakhir ini membuat persaingan antar perusahaan semakin ketat. Hal ini disebabkan oleh teknologi yang terus-menerus berkembang dan semakin bervariasi sehingga banyak sekali penawaran produk yang bermunculan , bahkan hingga proyek layanan berbasis TI yang menarik pelanggan. Dengan pergerakan teknologi yang cepat, pelanggan di kota hingga pedesaan dapat menggunakan layanan TI perusahaan dengan mudah kapan saja dan dimana saja. Itulah mengapa, dalam mengatasi hal tersebut perusahaan perlu meningkatkan kinerja layanan dan operasional TI dalam memenangi kompetisi. Dalam melakukan proyek besar dalam perusahaan, pasti membutuhkan sebuah perencanaan yang matang. Perusahaan seringkali menghadapi kesulitan dalam mengelola kegiatan yang tidak rutin mengingat kerjaan tiap departemen yang unik satu sama lain dan tidak berulang. Hal itu merupakan tantangan yang cukup rumit untuk diatasi. Umumnya, kesulitan yang biasa dihadapi adalah bagaimana perusahaan membuat perencanaan bertahap dalam kegiatan proyek tersebut sehingga proyek selesai tepat waktu dengan kualitas yang diekspektasikan dan biaya yang minim. Perencanaan sebuah proyek memang diharapkan dioperasikan dengan tahapan yang sistematis agar proyek dapat berjalan dengan efektif.

Manajemen proyek dalam penulisan best practice merupakan salah satu kegiatan manajemen yang ada dalam mengelola sumber daya yang krusial untuk menyelesaikan proyek atau sarana-prasarana yang ada, dari kegiatan merencanakan, mengorganisir hingga mengawasi kegiatan dari awal hingga proyek terealisasikan. Dalam mengelola proyek-proyek tersebut, terdapat banyak sekali langkah yang harus perusahaan lakukan, seperti mengidentifikasi proyek yang dikerjakan, Menyusun urutan kegiatannya, perkiraan waktu proyek, penyusunan jadwal, pengendalian, dan lain-lain. Hal tersebut juga bergantung pada metode yang dilakukan. Terdapat beberapa metode yang dapat dilakukan dalam menjalankan manajemen proyek TI, antara lain sebagai berikut.

1. PRINCE2

PRINCE2 merupakan singkatan dari Projects in Controlled Environment). PRINCE2 merupakan salah satu metode manajemen proyek yang berorientasi pada proses yang telah dimiliki dan bersifat terbuka dan fleksibel sehingga efektif bagi mayoritas pekerjaan yang dilakukan. Kelebihan PRINCE2 dari yang lain adalah metode ini sangat mudah menyesuaikan diri pada lingkungan proyek yang berbeda-beda. Pendekatan ini sangat umum digunakan di negara-negara bagian Eropa dan pada beberapa negara, sertifikasinya menjadi hal yang wajib dimiliki bagi project manager.

2. Kualitatif Deskriptif

Kualitatif deskriptif merupakan salah satu metode pendekatan best practice yang bersifat sederhana sehingga sangat mudah dan simple untuk digunakan. Metode ini berfokus pada efisiensi waktu kerja proyek yang dilakukan dan penyusunan jadwal proyek yang sistematis. Selain itu, metode ini juga membutuhkan pengumpulan data proyek yang dikumpulkan melalui metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan yang lainnya. Namun, best practice ini tidak dianjurkan untuk digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar karena metode manajemen ini hanya dilakukan dalam radius lingkungan yang kecil sehingga tingkat risiko kegagalan sangat besar, apalagi jika digunakan oleh perusahaan tingkat besar.

3. PMBOK

PMBOK merupakan singkatan dari Project Management Body of Knowledge. Secara sederhana, PMBOK adalah model standar manajemen proyek yang diterbitkan oleh Project Management Institute dan diresmikan pada 1987. Saat ini, PMBOK terus-menerus berevolusi dan saat ini telah menjadi PMBOK 5th edition yang terbit pada 2013. Metode ini merupakan standar yang paling luas digunakan oleh perusahaan di seluruh dunia. Metode ini sangat fleksibel karena kapabilitasnya yang dapat diaplikasikan pada semua proyek. Terdapat 47 proses yang masing-masingnya terdapat komponen seperti input, tools & teknik, dan output yang berbeda-beda. Proses-proses tersbut dikelompokkan menjadi 10 area of knowledge dan juga dikelompokkan lagi menjadi 5 kelompok berdasarkan kelompoknya (initiation, planning, execution, monitoring – controlling, dan closing.

Referensi :

[1] https://www.axelos.com/certifications/propath/prince2-project-management

[2] Priananda, Artika & Rahmanto, Ichsan Nur & Oktavianthie, Nuraenie & Paramitha, Pradita & Serina Safitri, Riski & Putra, Yananto. (2021). ANALISIS MANAJEMEN PROYEK PADA PT TELKOM INDONESIA TBK.

[3]https://codepolitan.com/blog/mengenal-project-management-body-of-knowledge-pmbok-fifth-edition