Organisasi biasanya memiliki fungsi kontrol inventaris yang dirancang untuk melacak aset modal besar. Namun, ketika organisasi melacak aset TI, teknik yang digunakan untuk melacak aset modal lainnya mungkin gagal dan tidak menghasilkan semua nilai yang mungkin bagi organisasi. Selain itu, banyak manfaat di atas pelacakan keuangan hilang. Makalah ini membahas manajemen aset modal TI dan menjelaskan manfaat yang diperoleh dari melakukannya dengan benar. Sepanjang makalah ini, kita akan berbicara tentang sistem manajemen aset. Ini sistem bisa menjadi bagian terintegrasi dari perangkat lunak yang melakukan semua fungsi didiskusikan di bawah. Namun, itu mungkin sesuatu yang jauh lebih sederhana dari itu atau bahkan berbagai komponen yang disatukan melalui proses. Keputusan seperti apa sistem diperlukan tergantung pada ukuran kumpulan aset dan kebutuhan organisasi yang mengelola aset.
Siklus Hidup Aset
Sebelum membahas pelacakan dan pengelolaanAset TI, kita perlu membahas Siklus Hidup Aset, karena manajemen aset terjadi dalam konteks ini Lingkaran kehidupan. Gambar 1 menunjukkan siklus hidup aset yang digunakan dalam paper ini.
Fase pertama dari siklus hidup aset adalah pengadaan. Setelah aset diperoleh aset memasuki sistem manajemen aset dan manajemen dimulai. Idealnya, setelah pesanan selesai, sistem pengadaan memasukkan data tentang aset baru ke sistem manajemen aset, dan organisasi penerima menerima aset sedemikian rupa sehingga dikonfirmasi dalam sistem manajemen aset dan dikonfirmasi dalam sistem manajemen aset. . harus dikonfirmasi. Sistem pembelian akan diberitahukan sehingga pembayaran
dapat di buat.
Tahap kedua dari siklus hidup aset adalah penerapan. Setelah aset disediakan, sistem perlu diperbarui dengan data yang relevan seperti lokasi, orang yang bertanggung jawab dalam organisasi, konfigurasi, vendor, garansi, dan data 4484 lainnya untuk membantu mengelola aset. Lokasi dapat berupa lokasi fisik atau tautan sederhana ke sumber daya lain, termasuk sumber daya yang diterapkan. Misalnya, perangkat lunak atau memori dapat diikat ke asasis dan berada di tempat sasis itu berada.
Fase ketiga dari siklus manajemen aset adalah penggunaan. Pemanfaatan lebih dari sekedar bendera statis, tetapi dapat diperbarui secara berkala dengan mengoperasikan perangkat lunak yang mengukur pemanfaatan sumber daya sehingga sumber daya berharga yang tidak terpakai dapat didaur ulang. Aset yang dipermasalahkan dapat diperbarui dalam beberapa cara. Anda dapat mengubah versi perangkat lunak atau tambahkan hard drive baru. Dalam hal ini, informasi konfigurasi aset harus diperbarui sebagaimana mestinya. Aset dihentikan ketika mereka tidak lagi digunakan. Aset yang dipensiunkan mungkin masih berguna bagi organisasi Anda, sehingga Anda dapat mengembalikannya. Jika tidak, kemungkinan akan ada nilai residu yang tersisa dan sistem manajemen aset harus melacaknya sampai pemulihan selesai.
Manajemen aset. Manajemen aset terutama aktivitas keuangan. Dengan demikian, sistem manajemen aset harus menghindari pelacakan data operasional dan lainnya tentang aset dan berkonsentrasi pada aspek keuangan. Untuk sebuah organisasi TI, aset berikut, antara lain semua perlu dilacak mesin Basis, komponen Terpasang, Peripherals, Sistem operasi, perangkat lunak berlisensi, Telepon dan PBX. Perhatikan bahwa untuk tujuan kita, kita tidak harus mendefinisikan “mesin dasar” terlalu sempit. Ini dapat mencakup router, komputer desktop, server, atau peralatan berbasis komputer lainnya. Komponen yang terpasang, sistem operasi, dan beberapa perangkat lunak berlisensi dapat dilacak secara terpisah atau sebagai bagian dari informasi konfigurasi dari mesin dasar tergantung pada biaya dan bagaimana mungkin itu adalah bahwa hal itu akan digunakan pada beberapa waktu mendatang sebagai bagian dari konfigurasi lain. Faktor lain dalam keputusan ini adalah seberapa dekat organisasi perlu untuk melacak aset tertentu dan risiko yang terlibat dalam tidak melacak itu. Sebagai contoh, beberapa lisensi sistem operasi mengharuskan lisensi tinggal dengan mesin, jadi mungkin akan tergoda untuk tidak melacak OS secara terpisah. Namun, persyaratan lisensi audit mungkin mengharuskan hal itu dapat dilacak secara terpisah untuk tujuan kepatuhan.
Manajemen aset menjadi dasar bagi sistem operasional. Data dari sistem manajemen aset diumpankan ke sistem operasional dan bantuan sistem meja, jika sesuai. Dalam skenario ini, ketika tim penyebaran menyebarkan sepotong baru peralatan, apakah PC di atas meja atau server di rak di ruang mesin, mereka akan mengambil langkah yang diperlukan untuk memperbarui sistem manajemen aset (banyak tugas dapat diperbarui). Setelah itu terjadi aset harus segera muncul dalam sistem manajemen operasional sebagai bagian baru dari peralatan dan tim operasional dapat mengambil langkah untuk membawanya ke dalam produksi.
Data pergudangan data manajemen aset, bersama dengan data operasional dapat digunakan untuk menginformasikan pembelian dan keputusan lainnya. Gambar 2 menunjukkan hubungan berbagi data antara sistem pengelolaan aset dan sistem manajemen lainnya seperti sistem pengadaan, buku besar, sistem operasi dan data warehouse.
Referensi :
[1]https://www.slideshare.net/ranayayas/aset-teknologi-informasi-dan-memberi-nilai-data
[2]windley.com/docs/Asset%20Management.pdf
[3]https://ftp.unpad.ac.id/orari/library/library-ref-ind/ref-ind-1/application/mis/tiga-aset-utama-teknologi-informasi-untuk-keunggulan-stratejik-perusahaan-12-2000.rtf
Tidak ada komentar:
Posting Komentar